MEMBANGUN
BUDAYA TATA KELOLA PERUSAHAAN KOPERASI
MELALUI IMPLEMENTASI
SOM SOP
A. Pengantar
Secara
Konsepsi, Perusahaan dalam koperasi berposisi sebagai “alat atau media” bagi pemenuhan “aspirasi dan kebutuhan” anggota. Atas hal itu, idealnya aktivitas
yang dijalankan perusahaan koperasi berbasis kebutuhan mayoritas anggotanya
walau juga boleh “berbasis peluang”
sepanjang tidak bertabrakan dengan hukum dan norma-norma sosial.
Perusahaan
koperasi memiliki beberapa keunikan yang membedakannya dengan perusahaan lain
(baca : non-koperasi). Perusahaan koperasi menempatkan anggota sebagai pemilik
(baca: owner), pemodal, pengendali (controller) dan juga pelanggan (baca: customer). Hal lainnya yang membedakan
adalah pada tujuan dimana perusahaan
koperasi tidak saja berorientasi pada
pertumbuhan SHU tetapi bisa juga pada pertumbuhan manfaat dan atau kombinasi
dari keduanya. Disamping ciri khas tersebut sebagai pembeda dengan jenis usaha
lainnya, juga bisa di mobilisasi sebagai faktor keunggulan, sumber pertahanan
dan inspirasi untuk akselerasi tumbuhkembang.
Layaknya
sebuah perusahaan, usaha koperasi harus menganut pada prinsip-prinsip tata
kelola usaha pada umumnya tanpa harus kehilangan “ciri khas-nya” sebagai sebuah koperasi. Prinsip-prinsip
efisiensi dan efektivitas harus tetap dijalankan demi tumbuhkembangnya
produktivitas yang berkelanjutan.
B. Nilai
Tambah Sebagai Kata Kunci
Secara
konsepsi, anggota adalah pelanggan
atas usaha yang dijalankan koperasi. Namun pertanyaan menariknya adalah apakah
anggota sudah memanfaatkan usaha koperasi secara maksimal bagi pemenuhan
kebutuhannya?. Jika belum, kondisi tersebut bisa disebabkan oleh salah satu atau kedua hal berikut ini; (i) rendahnya
semangat kepemilikan. Hal ini bisa saja bermula dari ketidakikutsertaan
anggota dalam merumuskan kelahiran usaha tersebut sehingga tidak memiliki
ikatan emosional terhadap aktivitas yang diselenggarakan oleh koerasi dan; (ii)
Tidak memiliki Nilai tambah. Artinya,
anggota tidak mendapati “nilai lebih” perusahaan koperasi dibanding perusahaan
lainnya yang menyelenggarakan usaha/layanan sejenis sehingga merasa lebih asik
dan lebih menarik mentransaksikan ragam kebutuhannya ditempat lain.
C. 3 (tiga) Pilar
Perusahaan
Secara
umum ada 3 (tiga) pilar perusahaan, yaitu : (i) struktur; (ii) kultur dan;
(iii) strategi. Struktur meliputi tentang pemilihan model struktur organisasi
berikut detail tugas pokok dan fungsi
(Tupoksi) dan SDM yang memiliki kualifikasi tepat berdasarkan prinsip the right
man on the right place (orang yang tepat pada tempat yang tepat). Dalam
menjalankan tupoksinya, setiap SDM bekerja sesuai SOM (Standar Operasional
Manajemen) dan SOP (standar Operasional Prosedur). Kultur atau budaya merupakan
nilai-nilai perusahaan yang ter-implementasi secara berulang-ulang sehingga
mendarah daging (menubuh) dan membentuk
iklim tata kelola perusahaan . Strategi merupakan cara untuk
mewujudkan visi dan misi perusahaan yang secara praktek biasanya di bedakan
menjadi strategi jangka panjang, menengah dan pendek.
3
in 1 ini merupakan satu kesatuan yang kemudian menghasilkan produk layanan yang
ditawarkan/disajikan kepada konsumen. Kualitas dari kombinasi ketiga pilar
tersebut akan menentukan karakter perusahaan dan juga loyalitas konsumen.
Singkatnya, 3 in 1 ini menjadi modal penting perusahaan untuk bisa eksis,
tumbuh dan kembang.
Sebagai
perusahaan, koperasi juga harus me-referensi pada 3 (tiga) pilar ini dalam
membangun kekokohan perusahaannya sehingga berkemampuan menghadirkan pelayanan berkualitas
dan mengesankan bagi anggota dan atau konsumen lainnya. 3 in 1 ini harus
dijadikan sebagai cara meningkatkan trust
(kepercayaan) dan loyalitas anggota di satu sisi dan juga meningkatkan trust dari pihak eksternal di sisi
lainnya. Tegasnya, trust adalah ruh
dari sebuah perusahaan.
D. SOM
SOP Sebagai Sarana Membangun Budaya dan Sekaligus
Memproduksi Nilai Tambah Secara Keberlanjutan
SOM
(Standar Operasional Manajemen) dan SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah
pedoman dalam mengelola atau menjalankan usaha dengan baik. Secara sederhana,
SOM merupakan kebijakan pengelolaan dan SOP adalah tahapan proses dalam
menjalankan kebijakan tersebut. Untuk mempermudah pemahaman atas istilah SOM
dan SOP, berikut diberikan illustrasi singkat:
“Pada SOM disebutkan bahwa rekruitmen men-syaratkan
karyawan minimal tamatan S1 dan memiliki
pengalaman minimal 2 (dua) tahun pada bidang kerja yang akan ditempatinya.
Untuk menjalankan SOM tersebut maka pada SOP disebutkan tahapan sebagai berikut:
(i) mengecek ijazah pelamar minimal S1 dan meng-konfirmasi keabsahannya pada
institusi yang mengeluarkan ijazah tersebut dan; (ii) mengecek surat keterangan
pengalaman kerja minimal 2 (dua) tahun dan meng-konfirmasi keabsahannya pada
perusahaan/instansi yang mengeluarkan dokumen tersebut”
Dalam
sisi kemanfaatan, SOM dan SOP merupakan guide
line (baca: panduan) dalam menjalankan perusahaan. SOM SOP yang terimplementasi
secara terus menerusakan membentuk budaya tata kelola perusahaan. Keberadaan
SOM SOP juga akan meng-eliminir dominasi personal sehingga yang terbangun
adalah super team dan bukan superman. SOM SOP juga memudahkan dalam melakukan pengendalian
internal. Bahkan SOM SOP merupakan bagian dari pertahanan dan keamanan
perusahaan. Sementara itu, dari sisi pelayanan, SOM SOP yang dilaksanakan
secara konsisten akan melahirkan standar layanan yang berujung pada kepuasan
konsumen.
Oleh
karena itu, jika perusahaan koperasi ingin tumbuhkembang, maka keberadaan SOM
SOP mutlak diperlukan. Disamping terjaminnya penyelenggaraan layanan sesuai
standar, keberadaan SOM SOP sangat membantu dalam meng-akselerasi
tumbuhkembang. Singkatnya, apapun unit layanan yang diselenggarakan koperasi
wajib memiliki SOM SOP. Jika tidak, maka ketidakpastian layanan akan
menimbulkan ketidaknyamanan pada sisi anggota/konsumen dan berujung meredupnya
kepercayaan terhadap koperasi.
Satu
hal yang menjadi catatan penting, SOM SOP harus didukung oleh SDM yang memiliki
kualifikasi yang tepat sehingga memiliki kemampuan memahami dan menjalankannya.
Jadi, SOM SOP bukan saja tentang ketersusunannya, tetapi juga menyangkut
tentang kesanggupan untuk menjalankannnya. Disamping itu, ketika SOM SOP dijalankan
oleh SDM yang memiliki kualifikasi yang tepat, maka hal ini akan sangat
bermanfaat saat SOM SOP harus disesuaikan dengan perkembangan perusahaan
koperasi.
E. Faktor-faktor
yang mempengaruhi penyusunan SOM SOP.
SOM
SOP harus memiliki kemampuan membentuk iklim perusahaan dan budaya layanan yang
baik. Sejalan dengan itu, saat penyusunan SOM SOP perlu memperhatikan
faktor-faktor berikut ini :
1.
Filosopi. Secara umum, filosophy koperasi menjelaskan roh
dan alasan keberadaannya. Hal ini perlu menjadi salah satu referensi agar SOM
Sop yang tersusun sesuai dengan ruh perjuangan koperasi.
2.
Hukum yang berlaku. Keberadaan perusahaan koperasi tidak
terlepas dari hukum atau peraturan yang berlaku. Ada peraturan yang mengatur
usaha secara umum dan ada pula yang hukum atau atutan yang mengatur secara specifik. Sebagai contoh SOM SOP untuk
KSP/USP (Koperasi Simpan Pinjam/Unit Simpan Pinjam) yang secara specifik diatur
dengan keputusan menteri negara koperasi dan usaha kecil dan menengah Republik
Indonesia nomor : 96/KEP/M.KUKM/IX/2004 (disarankan untuk dipelajari secara cermat untuk keperluan penyusunan SOM SOP Simpan Pinjam)
3.
Visi dan Misi Koperasi. Visi dan misi merupakan konsep mimpi dan
langkah besar koperasi. Visi dan misi juga me-refresentasikan semangat juang
segenap unsur organisasi dalam melahirkan dan menumbuhkembangkan koperasi.
4.
Struktur Organisasi. Model struktur yang
dipilih mencerminkan cara perusahaan dalam mewujudkan visi dan misinya.
Struktur juga menggambarkan garis instruksi dan koordinasi yang didalamnya juga
terdapat pemisahan tugas dan tanggungjawab. Sejalan dengan itu, dalam
penyusunan SOM SOP perlu mereferensi pada struktur agar tidak terjadi tumpang
tindih dan juga redundancy (pengulangan)
yang berakibat in-efisiensi dan in-efektivitas.
5.
Core Activity (aktivitas utama) Usaha. Setiap usaha memiliki
siklus operasional yang khas sehingga memerlukan SOM SOP tersendiri. Sebagai
contoh; (i) core activity usaha simpan pinjam adalah simpan dan pinjam; (ii)
core aktivity toko retail adalah; beli persediaan, proses dan jual; (iii) core
activity usaha kantin; beli, proses produksi dan jual; (iv) dan lain
sebagainya.
6.
Skala Perusahaan. Skala perusahaan tentu
berpengaruh pada banyak sisi perusahaan, termasuk dalam hal penyusunan SOM
SOP. Konsep SOM SOP yang dihasilkan efektif bagi kelancaran jalannya
perusahaan dan juga terwujudnya pelayanan yang berkualitas.
7.
Techlology. Pelibatan teknologi
dalam pelayanan sangat membantu dalam hal kecepatan, viliditas dan juga perform layanan. SOM SOP yang melibatkan
tekchnology tentu berbeda dengan SOM SOP yang sepenuhnya manual. Namun
demikian, pelibatan teknologi harus memperhatikan efisiensi dan efektivitas.
8.
Referensi. Dalam penyusunan SOM
SOP, tidak ada salahnya me-referensi pasa SOM SOP yang sudah teruji dan memiliki
kesamaan core activity. Hal ini
setidaknya lebih mempercepat dan mempermudah walau harus tetap melakukan
penyesuaian sehingga bisa diaplikasikan
sesuai kebutuhan. Sebagai referensi, berikut ini disajikan beberapa link yang
bisa di pelajari :
F. Penghujung
SOM
SOP merupakan tool/alat yang wajib dimiliki koperasi, baik untuk kepentingan
keamanan, membangun budaya tata kelola koperasi, membangun pelayanan
berkualitas, maupun tumbuhnya trus anggota dan pihak terkait yang ikut
mempengaruhi eksistensi dan tumbuhkembang koperasi. Untuk itu, setiap unit
layanan koperasi harus segera menyusun SOM SOP agar peluang untuk tetap eksis
dan tumbuhkembang senantiasa terbuka lebar.
Demikian
tulisan ini disajikan, semoga mampu menyemangati segenap pengurus/pengelola
koperasi untuk segera men-sistematisir tata kelola perusahaannya secara
profesional dan juga kekinian. Aamiin.
Posting Komentar
.