ORGANISASI dan MANAJEMEN DALAM STUDI KELAYAKAN

ORGANISASI dan MANAJEMEN

DALAM STUDI KELAYAKAN

(Dalam Tinjauan Praktek)

Disampaikan pada acara : “Pelatihan Penyusunan Study Kelayakan Usaha Untuk Perajin Gula Kelapa”, yang diselenggarakan oleh Laboratorium Ilmu Ekonomi dan Studi Pembangunan  (IESP) Fak. Ekonomi Unsoed bekerjasama dengan Disperindagkop Kab. Banyumas, di Kampus Fak Ekonomi Unsoed, Purwokerto, Jawa Tengah, tanggal 13 Juni 2013

A. Pembuka

Dalam skala pertumbuhan tertentu, usaha memerlukan daya dukung pihak eksternal  Pada titik ini, pelaku usaha harus memiliki faktor-faktor yang menginspirasi kepercayaan dan keinginan  pihak eksternal untuk menjadi bagian dari keberlangsungan usaha yang dijalankan. Faktor-faktor tersebut sesungguhnya sudah melekat bersamaan dengan perjalanan usaha tersebut. Hanya saja hal ini sering belum ter-record  (direkam) dengan baik sehingga terkesan tidak ada. Hal ini terutama dialami oleh mayoritas pelaku usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM) dimana kebanyakan usahanya di kelola berdasarkan insting dan pertumbuhannya berlangsung alamiah seiring dengan perjalanan waktu.

Dalam konteks usaha tersebut mutlak di topang oleh kekuatan sendiri, ketersediaan rekam jejak perjalanan usaha tidak begitu penting, sepanjang sang pemilik menganggap hal itu tidak penting. Namun demikian, ketika sudah mulai melibatkan pihak lain, pelaku usaha tersebut dituntut memiliki kemampuan melakukan penyesuaian-penyesuaian sehingga mendatangkan kenyamanan bagi pihak yang akan diajak bermitra.

Bicara kemitraan, aman dan mutualisme  (saling menguntungkan) adalah hal mutlak yang harus ada. Aman  yang dimaksud adalah ketika pihak yang akan diajak bekerja sama meyakini bahwa apa-apa yang dia berikan atau korbankan untuk sebuah kerjasama akan bisa kembali pada waktunya. Disamping itu, mutualisme (saling menguntungkan) adalah hal kedua yang melandasi pihak eksternal untuk mau bekerja sama. Artinya, setiap orang yang melibatkan diri dalam sebuah perjalanan usaha ingin mendapatkan keuntungan/kemanfaatan dari apa-apa yang telah dia perbuat/korbankan.

Sebagai awalan dari sebuah penjajakan kerjasama, seorang pelaku usaha harus menyajikan informasi yang cukup kepada pihak yang akan diajak bekerjasama (partner), sehingga calon partner tersebut bisa mempelajari dan membangun keyakinan bahwa usaha yang akan dikerjasamakan masuk dalam kategori aman dan menguntungkan. Biasanya, informasi menyeluruh tentang usaha tersebut dan juga obyek yang akan dikerjasamakan tersaji dalam sebuah kumpulan informasi yang sering disebut dengan istilah “Studi Kelayakan”.

Dalam tinjauan praktek, tidak ada standar baku tentang format sebuah studi kelayakan. Oleh karena itu, tidak mengherankan kalau calon partner yang satu dengan calon partner lainnya memiliki format yang berbeda satu dengan lainnya. Sebagai contoh, format studi kelayakan yang akan dikomunikasikan kepada pihak perbankan dan kepada non-perbankan, terdapat perbedaan di beberapa bagian. Hanya saja, semua berpatokan pada prinsip yang sama, yaitu ketika mempelajari sebuah studi kelayakan,  dalam diri mereka terbangun keyakinan bahwa obyek usaha yang akan dikerjasamakan masuk dalam kategori aman dan menguntungkan. Namun demikian, secara umum studi kelayakan biasanya meliputi tentang peluang usaha, pemasaran, produksi, organisasi manajemen dan keuangan. Khusus tulisan ini, akan fokus membahas tentang organisasi dan manajemen. Sebagai catatan, penjelasan dalam tulisan ini lebih banyak dalam perspektif praktek, sehingga tulisan ini mungkin memerlukan penyempurnaan untuk kepentingan  akademis. 

B. Organisasi

B.1.  Defenisi dan Identitas Organisasi

Secara umum, Organisasi adalah kumpulan orang yang memiliki kesamaan kepentingan atau tujuan, dimana didalam pencapaiannya melalui distribusi peran dari segenap unsur organisasinya sesuai porsinya masing-masing. Satu hal yang perlu mendapat perhatian bahwa organisasi terdiri dari orang-orang dimana masing-masing dari mereka memiliki masa lalu yang ikut membentuk pengalaman dan karakter mereka, masa kini yang merupakan realitas hidup yang di alami dan masa yang akan datang berbentuk impian atau cita-cita. Oleh karena itu, untuk menghindari friksi (perpecahan) yang diakibatkan oleh dominasi kepentingan individu-individu tertentu atau mis-komunikasi dalam berbagai sisi, sebuah organisasi perlu membentuk identitas organisasi yang berfungsi menjadi simbol, sumber kebanggaan dan juga alat pemersatu dari segenap unsur organisasi.  

Rumusan Identitas ini biasanya berisi tentang nama, visi, misi, strategi dan motto.  Untuk urusan nama, buatlah nama yang singkat dan mudah di ingat.   Pada tahap berikutnya, organisasi menyusun mimpi bersama yang biasa disebut dengan visi yang berisi pendefenisian mimpi jauh  dari organisasi. Visi ini harus menjadi sumber energi dan juga pemersatu segenap unsur yang terlibat di internal organisasi. Oleh karena itu, visi organisasi harus selalu didengungkan agar setiap orang tergugah komitmennya dan senantiasa konsisten dalam segala pola fikir dan tindakannya bagi keterwujudan visi tersebut.  Selanjutnya visi diikuti misi yang berisi cara mencapai  visi tersebut. Setelah visi dan misi terumuskan, maka selanjutnya dilakukan perumusan strategi yang berisi langkah-langkah untuk mencapai visi dan misi tersebut. pada akhirnya, dibentuk semacam penyemangat aktivitas keseharian dari seluruh unsur organisasi yang biasa disebut dengan motto  atau tagline . 

Untuk mempermudah pemahaman tentang visi, misi, strategi dan motto, berikut ini di sajikan contoh sederhana dari  sebuah organisasi perajin gula kepala :

Nama                                 : UD ”BILA MANA”

visi                                        : “menjadi perajin gula kelapa terbaik di kabupaten banyumas pada  tahun   2020”.

Misi                                     : (i)    mewujudkan produkgula kelapa  berkualitas terbaik di Kabupaten Banyumas;

         (ii)   menguasai pangsa pasar gula kelapa di Kabupaten Banyumas. 

Strategi                             : (i)    mengoptimalkan peran teknologi terkini dalam proses produksi gula   kelapa

   (ii)       menghadirkan orang-orang berkualitas, berdisiplin tinggi dan memiliki loyalitas tinggi di lingkungan usaha.

    (iii)      Melakukan komunikasi produktif kepada seluruh titik distribusi gula kelapa di lingkungan kab. Banyumas.

Motto                                 : kesuksesan adalah hadiah dari ketekunan

Sekedar bersaran, agar setiap orang memiliki ikatan emosional terhadap visi, misi, strategi dan motto,  maka penyusunannya dilakukan secara bersama-sama dimana segenap unsur organisasi ikut urun rembug. Dengan demikian, setiap orang merasa menjadi bagian dari visi yang ingin di capai dan memiliki semangat pembelaan serta keikhlasan untuk berkontribusi maksimal dalam pencapaian visi, misi, strategi dan motto itu sendiri.

 B.2. Struktur organisasi

Pencapaian visi organisasi memerlukan distribusi peran, pengaturan komunikasi dan pola organisasi yang tersusun secara komprehensif. Dengan demikian,  jalannya organisasi dapat terukur dan teridentifikasi dengan jelas sejauh mana efektivitas peran dari setiap unsur yang ada. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, hal semacam ini biasanya di wujudkan ke dalam sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi menggambarkan pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan lainnnya dan bagaimana hubungan aktivitas, fungsi dibatasi dan juga  menjelaskan hubungan wewenang dan pola pelaporan dari siapa kepada siapa. Struktur organisasi biasanya digambarkan dalam bentuk bagan.

Secara prinsip, model struktur organisasi harus berlandaskan pada kebutuhan dan skala organisasi atau usaha yang dijalankan. Oleh karena itu, struktur organisasi sesungguhnya bisa tumbuh dan berkembang sesuai dengan perkembangan skala dari aktivitas yang dijalankannya. Berikut ini di berikan contoh struktur organisasi :

          

Struktur Pertama                                                              Struktur Paska Berkembang

  

Contoh diatas menggambarkan secara sederhana bagaimana sebuah struktur berkembang sesuai dengan pertumbuhan skala organisasi/usaha. Intinya adalah penyusunan struktur organisasi berpedoman pada; (i)  visi dan misi organisasi/perusahaan dan; (ii) pada skala aktivitas yang dijalankan. Dengan demikian, struktur sebagai bagian dari strategi pencapaian visi dan misi tidak terbelenggu dalam satu format struktur saja. Untuk menyamakan persepsi atas sebuah struktur, maka diperlukan tambahan berupa uraian tugas dan tanggungjawab dari masing-masing tingkatan struktur, sehingga ada batasan tegas pemisahan tanggungjawab satu sama lain.

B.3. Struktur Personalia

Yang dimaksud dengan struktur personalia dalam tulisan ini adalah individu-individu yang duduk atau mengisi jabatan dalam struktur. Hal ini merupakan bagian penting dan sangat menentukan ketercapaian visi dan misi organisasi/usaha. Untuk itu, prinsip “the right man on the right place”atau “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus dipegang teguh guna untuk menjamin terbentuknya efektivitas.

C. Manajemen Organisasi/usaha

Dalam bahasa praktek, manajemen organisasi/usaha adalah proses penggabungan segala sumber daya ke dalam pola pengelolaan yang teratur  dan terukur sehingga ritme dan dinamika roda organisasi/usaha selalu on the right track (jalur yang benar) menuju visi dan misi  yang sudah dirumuskan. Untuk itu, dalam rangka membentuk manajemen organisasi/usaha, perlu mengacu pada tahapan-tahapan manajemen, yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan), Controlling (pengawasan) dan evaluating (evaluasi). Untuk menambah pemahaman atas tahapan-tahapan tersebut, berikut ini diberikan penjelasan :

• Planning (perencanaan). Perencanaan adalah ragam gagasan/ide yang di konstruktifkan ke dalam tahapan alur fikir yang terkonsep secara baik dan mudah dimengerti. Perencanaan merupakan hasil akhir dari penyaringan berbagai ragam ide/gagasan dalam mewujudkan target-target yang di inginkan organisasi/usaha. Dalam tinjauan praktek, perencanaan  minimal meliputi rencana aktivitas, budgetting (penganggaran), schedule (jadual waktu) dan penanggungjawab. Satu hal yang menjadi catatan, dalam tinjauan organisasi/usaha, perencanaan adalah dasar yang sah bagi setiap unsur dalam  melakukan serangkaian aktivitas atau berkontribusi kepada  organisasi/usaha. Untuk mempermudah membaca sebuah perencanaan, penyusunan perencanaan bisa dibuat dalam bentuk tabel  sebagaimana contoh sederhana berikut ini :

NO	Kegiatan	Anggaran (rupiah)	Penanggung jawab	Schedule

• Organizing (pengorganisasian). Pemanfaatan segala sumber daya yang dalam prosesnya memperhatikan efisiensi dan efektivitas. Atas dasar itu, pengorganisasian segala sumber daya untuk melaksanakan rencana diperlukan guna menjamin efektivitas dan menghindari in-efisiensi.
• Actuating (pelaksanaan). Tahapan ini merupakan tahap operasionalisasi dari perencanaan yang sudah ditetapkan. Tahapan ini merupakan tahapan krusial dimana sumber daya organisasi/perusahaan digerakkan semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan.
• Controlling (pengawasan).  Pengawasan merupakan langkah untuk meminimalisir terjadinya deviasi (penyimpangan) dari perencanaan dan pemanfaatan sumber daya organisasi/usaha yang digerakkan. Pengawasan yang konsisten sangat diperlukan agar jalannya roda organisasi/usaha sesuai koridor yang sudah digariskan.
• Evaluating (evaluasi). Evaluasi adalah sesi terakhir dari tahapan manajemen. Tahap ini merupakan momen untuk mengukur capaian maupun kendala yang muncul dilapangan dan selanjutnya menjadi referensi obyektif dalam melakukan penilaian dan sekaligus perencanaan berikutnya.

D.  Penghujung

Organisasi dan manajemen adalah bagian yang tidak terpisahkan dari  sebuah “studi kelayakan”. Oleh karena itu, disamping kebutuhan internal organisasi/usaha, konsep organisasi dan manajemen juga merupakan bagian yang menentukan keputusan para pihak yang akan diajak berkerjasama dalam mengambil keputusan apakah  bergabung atau tidak. Untuk itu, konsep organisasi dan manajemen harus mencerminkan relevansi yang kuat dan saling mendukung dengan aspek-aspek lain yang tertera dalam sebuah studi kelayakan.

Demikian tulisan sederhana ini disajikan sebagai bahan diskusi tentang study kelayakan, khususnya aspek organisasi dan manajemen. Semoga efektif memantik semangat untuk “belajar bersama” dalam meningkatkan kapasitas diri yang berujung pada peningkatan kualitas pengelolaan organisasi/usaha yang dijalankan. Amin Ya Robbal ‘Alamin.