MANAJEMEN PENGAWASAN KOPERASI

MANAJEMEN PENGAWASAN KOPERASI

 Disampaikan pada acara “Diklat Manajemen Koperasi” yang diselenggarakan oleh KOPMA (Koperasi Mahasiswa) UPI (Universitas Pendidikan Indonesia), di Amphitheater, Kampus UPI, 25 Mei 2013, Jawa Barat, Bandung  

A.  Pembuka

Koperasi lahir dari sebentuk kesepakatan sosial dari orang-orang yang meyakini bahwa hidup

bersama adalah bagian dari cara efektif  mewujudkan cita-cita, baik dalam pencapaian cita-cita pribadi maupun tujuan-tujuanbersama.  Untuk mencapai tujuan-tujuan itu, kemudian mereka menyatukan potensi dan berbagi peran efektif yang dikelompokkan kedalam unsur anggota, pengurus dan  pengawas. 

Sebagai kumpulan orang yang berasal dari latar belakang berbeda-beda, orang-orang di dalam koperasi melakukan interaksi dan komunikasi dalam posisi setara (equal) dan membangun kefahaman atas kelebihan dan kekurangan serta mengkombinasikannya sebagai  satu kesatuan yang saling melengkapi dan memperkuat. Implikasinya kemudian  terbentuk pemberdayaan (empowering) dimana semua orang bergerak sesuai peran yang melekat pada dirinya. Dalam cara baca ini, maka bersikap “diam” adalah “beban” bagi mereka yang “bergerak”.

Oleh karena itu, setiap koperasi ditantang untuk bisa menyatukan potensi dan kepentingan kedalam tujuan kolektif, sehingga soliditas dalam kebersamaan bisa menjadi modal terbesar dalam membentuk karya-karya yang men-sejahtera kan, khususnya bagi segenap unsur organisasi yaitu; anggota, pengurus dan pengawas.

B.  Mendeteksi Aktivitas Koperasi

Sebagai pengingat, Induk Koperasi Dunia (ICA/International Cooperative Alliance), tahun 1995 di Manchester, Inggris, mendefenisikan koperasi sebagai kumpulan otonom dari orang-orang  yang bertujuan memenuhi  aspirasi dan kebutuhan ekonomi, sosial dan budaya melalui perusahaan yang mereka miliki bersama dan mereka kendalikan secara demokratis. Defenisi ini wajib menjadi referensi bagi setiap insan koperasi dalam memaknai dan meng-intrepretasikankoperasi  ke dalam aktivitas-aktivitasnya.

Sebagai pengingat dan penyemangat, satu slogan “dari, untuk dan oleh anggota” sering didengungkan saat men-tema kan koperasi. Slogan ini merupakan penegasan bahwa arah pengembangan “perusahaan koperasi” harus  memiliki relevansi dengan aspirasi dan kebutuhan anggotanya. Oleh karena itu, realitas koperasi seharusnya tidak berjarak dengan kehidupan anggotanya, koperasi seharusnya menjadi mesin penjawab aspirasi dan  kebutuhan anggotanya yang tidak terbatas pada persoalan ekonomi saja, tetapi juga tentang aspirasi dan kebutuhan sosial dan budaya.

Luasnya “ruang juang” ini, membuat koperasi memiliki keluasan dan keluwesan dalam merancang aktivitasnya  sepanjang memiliki relevansi dengan keterjawaban kebutuhan dan aspirasi ekonomi, sosial dan budaya dari anggotanya serta dalam proses pencapaiannya memegang teguh nilai-nilai dan prinsip-prinsip koperasi.

Sebagai sebuah insitusi yang berfungsi men-sejahterakan melalui kebersamaan, tidak terbantahkan bahwa roh aktivitas koperasi sesungguhnya adalah “mencerdaskan”. Lewat aktivitas “mencerdaskan”, terbentuk pengetahuan dan terbangun kesadaran untuk mengambil inisiatif dan tanggungjawab mengembangkan perusahaan. Akumulasi inisiatif menjadi penyumbang terbesar dalam mendongkrak pertumbuhan dan perkembangan koperasi.  Satu hal yang menjadi catatan bahwa pada saat anggota berinisiatif mengembangkan partisipasinya yang berimplikasi pada kebesaran perusahaan koperasi, pada saat yang sama sesungguhnya anggota tersebut mendapatkan manfaat dan sekaligus membentuk jawaban atas kebutuhannya. Untuk itu, penyelenggaraan pendidikan menjadi faktor penting dalam sebuah koperasi.  

C. Mengenal 2 (dua)  Medan Juang Perusahaan Koperasi

Perusahaan dalam koperasi merupakan mesin penjawab  aspirasi dan kebutuhan ekonomi, sosial dan budaya dari segenap unsur organisasinya. Untuk itu, pengelolaan perusahaan koperasi harus berjalan dengan efisien dan efektif sehingga mampu melahirkan produktifitas sebagaimana dicita-citakan segenap unsur organisasinya. Sebagai perusahaan yang kebesarannya bertumpu pada kreasi dan partisipasi kolektif, maka perusahaan koperasi harus bernuansa mencerdaskan anggota dalam menggunakan dan meningkatkan pendapatannya.

Dalam hal mencerdaskan anggota menggunakan pendapatannya, aktvitas pelayanan perusahaan koperasi seharusnya mampu melahirkan efisiensi kolektif, sehingga berimplikasi pada peningkatan pendapatan riil masyarakat. Untuk itu, efisiensi dan efektivitas pengelolaan harus mampu membentuk performance yang memiliki nilai manfaat yang optimal kepada anggotanya dan harus memiliki nilai lebih dibanding anggota mentransaksikan kebutuhannya ditempat lain. Sebagai contoh, ketika perusahaan koperasi mengelola sebuah toko, foto kopi, cafe dan lain sebagainya, maka ragam aktivitas layanan tersebut harus memiliki keunggulan yang tidak mungkin didapati anggota ketika mentransaksikan kebutuhannya di tempat lain yang menawarkan hal sama. Hal ini bisa mewujud dalam harga yang lebih murah, kualitas yang lebih baik, pelayanan yang lebih ramah, adanya pembagian SHU  dan lain sebagainya.

Sementara itu, dalam hal mencerdaskan anggota dalam meningkatkan pendapatannya, perusahaan koperasi harus mengambil inisiatif mendorong anggotanya untuk lebih produktif, baik lewat membantu anggota dalam meningkatkan ketajaman instuisi dan kreasinya, maupun membantu anggota dalam men-drive gagasan-gagasannya ke dalam aktivitas produktif yang akan mempercepat anggota tersebut membentuk kemandirian pribadinya. Pada titik inilah perusahaan koperasi berpotensi besar menjadi partner strategis anggota dalam mewujudkan cita-citanya. Aktivitas-aktivitas yang mendukung hal ini bisa diwujudkan dalam bentuk penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, pendampingan manajemen, support modal dengan beban ringan, support market atau jaringan pemasaran dan lain sebagainya.   

Dalam hal perusahan koperasi sudah lekat roh  “mencerdaskan”   anggota dalam hal menggunakan dan meningkatkan pendapatan nya, maka eksistensi koperasi akan sangat bermanfaat dan lekat dengan keseharian dan masa depan pribadi anggotanya. Pada titik inilah, kebersamaan yang  di drive ke arah penyatuan potensi dan juga pemberdayaan (empowering) akan melahirkan makna dan kebermanfaat yang luas dari sebuah koperasi.

D.  Menakar Peran Strategis Pengawas Dalam Koperasi

D.1. Manajemen Peran

Sebagai salah satu unsur kelembagaan dalam koperasi, pengawas memiliki peran strategis dalam menjaga  dan juga mendorong  keterwujudan tujuan-tujuan berkoperasi. Pengawas dalam memainkan peran sesungguhnya tidak terbatas pada mengamati, mengkonfirmasi, cross check validitas data, tetapi juga melakukan upaya-uoaya bagi optimalisasi partisipasi pengurus dan anggota dalam menumbuhkembangkan manfaat dari kebersamaan di koperasi. Untuk itu, pengawas selayaknya berposisi sebagai oposisi produktif  bagi pengurus. Artinya, pengawas secara kelembagaan harus bisa menjadi sparring partner  pengurus sehingga tercipta gairah untuk lebih meningkatkan laju pertumbuhan koperasi. Satu hal yang harus difahami, pengawas bukanlah lembaga pengadilan di koperasi  sehingga dalam memainkan perannya tidak perlu over acting  yang justru kontraproduktif  bagi koperasi itu sendiri. Demikian halnya di wilayah keanggotaan, pengawas juga harus memainkan peran kaitannya dengan efektivitas partisipasi anggota bagi jalannya roda organisasi dan perusahaan. Sebagai perwakilan anggota, pengawas juga harus ikut membantu pengurus dalam men-sosialisasikan dan meng-edukasikan kebaikan-kebaikan yang telah dan sedang diperjuangkan koperasi kepada segenap anggota. Disamping itu, pengawas juga bisa memerankan diri sebagai penyerap aspirasi  yang lahir dari fikiran dan gagasan anggota. Dengan demikian potensi ketebentukan pemberdayaan produktif berbasis kolektif  akan efektif membawa koperasi ke titik optimal kebermaknaan bagi segenap unsur organisasinya, khususnya anggota sebagai populasi mayoritas dari koperasi. 

D.2. Teknis Kepegawasan

Dalam dataran teknis kepengawasan, dijelaskan beberapa hal prinsip yang harus dilakukan sebagaimana dijelaskan berikut ini :

a.      Dasar Hukum Kepengawasan. Pengawas menjalankan tugas dan tanggungjawabnya berlandaskan:

1.      Undang-Undang Nomor 17  Tahun 2012 Tentang Perkoperasian

2.      Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) 

3.      Keputusan-keputusan  Rapat Anggota

4.      Perturan-peraturan khusus yang disepakati internal koperasi. Kelembagaan Pengawas. Kelembagaan pengawas terdiri dari personal yang ditetapkan berdasarkan keputusan RAT.

b.      Pola Kepengawasan. Untuk mendapatkan informasi obyektif, akurat dan bisa diandalkan, pengawas bisa menerapkan 2 (dua) pola pengawasan, yaitu; (i) pengawasan reguler dan; (ii) pengawasan irregular.  Pengawasan regular merupakan pengawasan yang sifatnya terjadual secara periodik. Sementara itu, pengawasan ir-regular merupakan pola pengawasan sewaktu-waktu (mendadak) yang diselenggarakan untuk tujuan-tujuan khusus atau sebagai bagian dari cara menguji validitas data dan informasi. Aplikasi kedua pola ini bias dikombinasi guna mendapatkan informasi valid dan layak berkesimpulan tentang detail operasional organisasi dan usaha koperasi.   

c.      Lingkup Kepengawasan. lingkup kepengawasan dari terdiri dari  pengurus dan anggota.  Secara umum pengawasan terhadap pengurus mengarah pada pengawasan kinerja dalam konteks menyeluruh, yang antara lain meliputi :

1.      Organisasi. Dalam bidang organisasi, pengawas melakukan pemantauan tentang tahapan-tahapan yang dilakukan pengurus dalam hal : (i) membangun iklim organisasi yang sehat dan kuat dengan me-referensi pada nilai-nilai perjuangan (ideologi) koperasi dan segala hukum yang berlaku di lingkungan koperasi; (ii) membangun eksistensi kelembagaan kaitannya dengan pembangunan dan penjagaan citra organisasi.  

2.      usaha. Inti dari usaha adalah produktivitas yang dalam prosesnya bisa meliputi tentang langkah-langkah intensifikasi, ekstensifikasi dan diversifikasi. Intensifikasi merupakan langkah-langkah memperbaiki yang sudah ada. ekstensifikasi adalah langkah-langkah memperluas yang sudah ada. Diversifikasi merupakan langkah-langkah menambah yang baru diluar yang sudah ada.  Disamping itu pengawasan juga menyangkut komitmen pengurus dalam menjaga efisiensi dan efektivitas dari setiap kebijakan dan langkah yang diambil. Secara detail, diwilayah usaha ini meliputi pengawasan manajemen keuangan, Manajemen personalia. Manajemen pemasaran dan manajemen operasional, yang secara ringkas dijelaskan berikut ini :

·         Manajemen Keuangan. Manajemen keuangan meliputi tentang sumber, pemanfaatan, pencatatan dan pengamanan.

·         Manajemen Personalia. Manajemen persoalian meliputi tentang pengadaan, rekruitmen, penempatan, pembinaan, reward dan punishment.

·         Manajemen Pemasaran. Manajemen pemasaran berkaitan dengan upaya-upaya mengkomunikasikan unit-unit layanan yang ada kepada anggota dan juga non-anggota (dalam hal unit layanan tersebut juga melayani pangsa pasar non-anggota).

·         Manajemen Operasional. Manajemen operasional berkaitan dengan kualitasan pola dan tata cara penyajian layanan. 

 

Sementara itu, pengawasan terhadap anggota  berkaitan dengan :

1.      tingkat disiplin anggota dalam mengikuti segala aturan organisasi.  

2.      tingkat partisipasi anggota dalam mendukung dan ikut mengambil tanggungjawab membesarkan koperasi.

Hal ini penting dilakukan pengawas mengingat anggota adalah subyek dan obyek pembangunan koperasi itu sendiri. Artinya, dikarenakan tingkat urgent  peran atau partisipasi atau keterlibatan  aktif anggota dalam kaitannya dengan kemajuan koperasi, maka anggota merupakan obyek pengawasan yang penting.

               

E.  Penutup Bernada kesimpulan

Pengawas adalah bagian yang tidak terpisahkan dari kelembagaan koperasi, sehingga memilik signifikansi  terhadap  perumbuhan dan perkembangan sebuah koperasi. Untuk mendukung efektivitas kepegawasan, manajemen kepengawasan yang efektif perlu diaplikasikan secara berkesinambungan sehingga pengawas mampu berperan maksimal sebagai penjaga dan juga pendorong eksistensi sebuah koperasi. Manajemen pengawasan perlu  mendasarkan pada sebuah perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan evalusi. Semuanya langkah-langkah kepengawasan harus dikemas dalam semangat “continous improvement” atau perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. 

Demikian tulisan sederhana ini disampaikan, semoga menginspirasi penguatan keinginan untuk menumbuhkembangkan koperasi. Amin Ya Robbal ‘Alamin.