CURHAT : MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG SMART DENGAN STAFF

Kudapati email berisi keluhan seorang sahabat yang berprofesi manager retail beberapa outlet. Alhamdulillah...fikirku, ada peluang ibadah terbuka. Ku coba berfikir keras untuk memberikan jawaban. Siapa tahu bisa menginspirasi pembaca, kufikir ada baiknya disajikan dalam blog.

Kesah :

maaf Pak Arsad,  saya  lagi butuh sedikit jalan keluar..ada satu masalah yg selama ini saya alami, yaitu kurang bisa membuat bahasa komunikasi yang gampang dimengerti oleh orang lain.  Jika itu adalah suatu pendelegasian tugas, saya blm bisa menemukan satu cara komunikasi efektif utk menyampaikan pesan itu..kemudian ada satu hal lagi, saya terlalu takut jika staff saya kurang jujur dalam bekerja, saya mohon bantuan untuk bisa membuat suatu sistem kontrol yg efektif tanpa saya harus selalu mengecek..mohon maaf, sekali lagi saya mohon saran dan masukan.. nuwun..

Mencoba Jawab:

Alaikum salam.....walau berawal tanpa salam..

Atas apa yang anda  alami, saya sangat apresiate. Kemampuan menemukan kelemahan diri adalah modal terbesar untuk menciptakan lompatan kematangan pribadi, dan  anda sudah memiliki modal tersebut.

Bicara tentang komunikasi, sesungguhnya ini menyangkut 2 (dua) pihak, yaitu si penyampai dan si penerima. Hakekat komunikasi adalah terjadinya kepuasan yang sama antara si penyampai informasi dan juga si penerima informasi. Ada 2 (dua) target pokok dari sebuah komunikasi, yaitu : (i)  ketersampaian pesan dengan baik dan dimengerti dan; (ii) dilaksanakannya isi pesan tersebut.

Untuk target pertama (ketersampaian pesan), perlu melakukan 3 (tiga) hal mendasar terlebih dahulu, yaitu; (a) kenali karakter calon penerima informasi; (b) ukur kemampuan penyerapan si penerima informasi dan; (c)  rumuskan gaya penyampaian pesan. Sebagai catatan, kita tidak bisa membuat gaya bahasa yang sama pada orang yang berbeda dikarena masing2 orang memiliki kemampuan penyerapan yang berbeda-beda pula. Disinilah kejelian menjadi tuntutan. Jadi kuncinya, berbekal adalah gunakan gaya bahasa yang berbeda dengan orang berbeda.

Untuk target kedua (keterlaksanaan isi pesan), hal ini menyangkut integritas si penerima pesan. moral kerja karyawan menjadi penting dan berpengaruh pada kemauan melaksanakan sebuah instruksi. Kewibawaan si pemberi perintah, juga menjadi faktor penting. Oleh karena itu, kewibawaan pimpinan harus terbangun dan terjaga. Jika tidak, ancaman berbentuk ketidakpatuhan yang berulang.

Demikian pula halnya dengan kontrol. Sebagai pimpinan, Njenengan harus membuat rel detail operasionalisasi bisnis yang ditangani. Kemudian, temukanlah titik2 rawan yang ada didalamnya. Kontrol itu tidak sebatas lisan atau tatap muka, tetapi sebaiknya dilengkapi dengan kontrol administratif yang bersifat rutin. Lakukan inspeksi dadakan dan tak terduga pada  titik2 rawan yang mungkin terjadi.  Disamping itu, kesan bahwa njenengan mengerti detail operasional juga harus terbangun. Dengan demikian, para bawahan akan berfikir berkali-kali kalau mau melakukan hal2 yang tidak produktif. Namun  demikian, diatas semua itu..membangun moralitas kerja adalah hal terbaik dari sebuah kontrol. Menggiring mereka bekerja atas dasar Tuhan menjadi menarik untuk disebarluaskan. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan, bahwa muasal dari setiap kejahatan adalah karena keterlupaan pada Tuhan. Atas dasar itu lah pembangunan moral kerja menjadi penting dilakukan secara terus menerus. Demikian tanggapan saya, semoga menginspirasi. Aminnnn...

Respon Sang Penanya:

terima kaih Pak, mudah2 an saya bisa memulai dari hal yang mudah dulu.. sekali lagi terima kasih atas saran dan petunjuknya...